Koninklijke erepenning

Departement De Achterhoek enthousiast over online tool LHC

scrabble handig.jpgmensen handen klappen-2.jpgscrabble handig-1.jpg
 
“Hij werkt geweldig en scheelt veel tijd!” Aldus een enthousiaste gebruiker van de online tool om leden voor bijeenkomsten uit te nodigen. Die is al een tijdje live binnen de website van de Lighthouse Club, maar nog niet door alle departementen omarmd. Hoog tijd voor een update.

Ook een vereniging als de Lighthouse Club blijft natuurlijk bij op online gebied. Zo is vorig jaar een tool ontwikkeld waarmee departementen zeer eenvoudig bijeenkomsten kunnen aankondigen en hun leden uitnodigen. De leden kunnen met een druk op de knop laten weten of ze aanwezig zijn. De secretaris ziet in een handig overzicht wie komt en wie niet. Blijven reacties uit, of is er ander nieuws zoals een extra spreker, dan kan de uitnodiging nogmaals worden verzonden.

Uitnodiging gekoppeld aan ledendatabase
Wie secretaris is kan bijeenkomsten aanmaken en beheren via de button ‘Secretarisfuncties’, in het rijtje naast de login bovenin. Dezelfde plek waar hij of zij ledengegevens aanpast, nieuwe leden aanmeldt, een nieuwsbericht voor het departement plaatst of het jaarprogramma uploadt. Leden ontvangen de uitnodiging voor de bijeenkomst van de secretaris via het mailadres dat in de database staat.

De link in de uitnodiging over de bijeenkomst leidt naar de inlogpagina. Na inlog vindt het LHC-lid dit evenement op zijn startpagina onder de kop 'Departements evenementen'. Leden kunnen ook later inloggen om hun keuze aan te geven. De uitnodiging blijft openstaan tot hij/zij hierop heeft geantwoord.

Op de ledensite staat onder ../LHC shop/downloads een korte handleiding om er mee aan de slag te gaan.

Departement De Achterhoek erg enthousiast
Het departement dat op deze manier in 2016 al veel bijeenkomsten aankondigde, is departement De Achterhoek. “De tool werkt geweldig en scheelde mij erg veel tijd”, aldus Anne Hulst van Dozon. Zij verzorgde tot voor kort de uitnodigingen voor de voormalige secretaris Anko van Erkelens. “We verstuurden de uitnodigingen eerst per mail. Soms kreeg ik 40-50 mailtjes terug. Niet alleen van de aanmeldingen, maar ook van wijzigingen en als reactie op reminders. Het kostte me veel tijd en overzicht was soms lastig.”

De Achterhoek-lid Frank Postma sluit zich in dezelfde positieve bewoordingen hierbij aan. “Het werkt echt prima. Ik heb de inlog en het wachtwoord standaard ingesteld, dus ik meld me met één druk op de knop aan. Makkelijker kan eigenlijk niet.”

Beheer bijeenkomsten super eenvoudig
“Het is echt een kwestie van de bijeenkomst aanmaken en op de knop drukken om de mail te verzenden", vertelt Anne. De rest gaat vrijwel vanzelf omdat de gegevens van de leden al in de database staan.
Ze beveelt de tool van harte aan de andere departementen aan: “beheer van bijeenkomsten is super eenvoudig geworden.” Het systeem houdt namelijk bij wie komt, wie niet en wie nog niet heeft gereageerd. En die leden zijn via het systeem heel eenvoudig te reminden.

Departement Friesland wisselend positief
Een iets gematigder reactie komt vanuit Friesland. Secretaris Jeannette Hoekstra probeerde de tool dit jaar eenmalig uit en is er zelf voorstander van, maar de reacties in het departement waren wisselend. "Bij ons bleek dat het de jongeren niet uitmaakt, maar de ouderen waren niet enthousiast. Zij vonden het aan- en afmelden lastig. Voor mij als secretaris is het een handige functionaliteit. Nu moet ik alles weer extern bijhouden. De tool staat zeker nog op de agenda bij ons, maar is nu nog on hold."

Voordeel voor de secretaris
- Aanmaak informatie met handig stramien
- Overzicht van aan- en afmeldingen
- Verzending naar actuele adressen
- Scheelt veel TIJD!

Voordeel voor de leden
- Gegevens bijeenkomst makkelijk inzien via de site
- Inschrijving te allen tijde te wijzigen
- Werkt ook op de mobiele site

Houd uw gegevens actueel!
De koppeling met de ledendatabase is een belangrijk voordeel van deze online tool. De LHC hoopt dat deze het bezoek aan de site stimuleert én voor de leden nog meer reden is om de eigen gegevens actueel te houden.

November 2016



Terug naar overzicht